Taula de continguts
Com configurar una resposta automàtica a Outlook d’escriptori
Si marxes de vacances, estàs de baixa o simplement no podràs respondre els correus durant uns dies, configurar una resposta automàtica a Outlook és la millor manera d’informar els teus contactes.
En aquesta guia t’expliquem, pas a pas, com programar una autoresposta a Outlook per a Windows, indicant la data d’inici, la data de finalització i el missatge que es mostrarà automàticament.
Què és una resposta automàtica d’Outlook?
La resposta automàtica (també coneguda com a fora de l’oficina o Out of Office) és una funció que envia un correu de resposta automàtic a totes les persones que t’escriuen mentre no estàs disponible.
Aquesta funció és especialment útil per:
- Vacances.
- Baixes mèdiques.
- Viatges de feina.
- Dies festius.
- Absències temporals.
Com activar una resposta automàtica a Outlook
1. Obre Outlook
Inicia l’aplicació d’Outlook al teu ordinador.
2. Accedeix a les opcions
Fes clic a:
Fitxer → Respostes automàtiques (Fora de l’oficina)
Si aquesta opció no apareix, és possible que el teu compte no sigui de Microsoft Exchange o Microsoft 365. En aquest cas hauràs de crear una regla manual.
Programa les dates d’inici i finalització
Un dels avantatges és que no cal recordar activar i desactivar la resposta automàtica.
Només has de marcar:
Envia respostes automàtiques
i activar l’opció:
Només durant aquest interval de temps
Ara podràs indicar:
- Data i hora d’inici.
- Data i hora de finalització.
Quan arribi la data indicada, Outlook activarà i desactivarà automàticament la resposta.
Escriu el missatge de resposta automàtica
A la part inferior trobaràs un editor de text.
Un exemple senzill podria ser:
Gràcies pel teu correu.
Actualment no sóc a l’oficina i no podré respondre fins al dia 25 d’agost.
Si la consulta és urgent, pots contactar amb administracio@empresa.cat.
Gràcies per la comprensió.
És recomanable indicar:
- El motiu de l’absència (opcional).
- La data prevista de retorn.
- Una persona alternativa de contacte.
- Un telèfon si és necessari.
Diferència entre contactes interns i externs
Si utilitzes Microsoft 365 o Exchange, Outlook permet definir dos missatges diferents:
Resposta per a usuaris interns
Només la rebran els companys de la teva empresa.
Resposta per a usuaris externs
La rebran clients, proveïdors i qualsevol persona externa que t’enviï un correu.
Això permet oferir informació diferent segons qui enviï el missatge.
Consells per redactar una bona resposta automàtica
Una bona resposta automàtica ha de ser:
- Breu.
- Educada.
- Professional.
- Clara sobre quan tornaràs.
- Amb una alternativa de contacte si és necessari.
Evita explicar massa detalls personals o indicar informació sensible.
Què passa quan finalitza el període programat?
Quan arriba la data i hora de finalització, Outlook desactiva automàticament la resposta. No hauràs de fer res més.
És una forma molt còmoda d’assegurar-te que els teus contactes sempre reben la informació adequada sense haver-te de preocupar de recordar activar o desactivar la funció.
Necessites ajuda amb Outlook o Microsoft 365?
A Dualvic Informàtica ajudem empreses i professionals a configurar correctament Microsoft 365, Outlook, els comptes de correu i totes les eines necessàries perquè el correu electrònic funcioni de manera segura i eficient.
Si tens dubtes sobre Outlook, Exchange o la configuració del teu correu electrònic, posa’t en contacte amb nosaltres i t’ajudarem a deixar-ho tot configurat.
